Как построить процесс Performance Management в компании

Управление производительностью и качеством труда в организации — важная задача для любого бизнеса. Performance management нужен, чтобы приблизить нас к той идеальной картинке. В гайде Ahundred мы расскажем, как поэтапно построить процесс, какие инструменты внедрить и как избежать ошибок.

На развитие бизнеса влияют десятки факторов, среди которых тенденции рынка, развитие технологий и предпочтения пользователей. Владельцы бизнеса могут корректировать стратегию и тактику каждый квартал, что, конечно же, сказывается на сотрудниках. Среди задач HR-менеджеров и руководителей ключевой является адаптация специалистов к быстро изменяющимся требованиям бизнес-среды.

В помощь приходит система Performance Management — управление эффективностью работы. Она включает в себя процесс регулярного общения между руководителем и сотрудником для того, чтобы убедиться, что и компания, и сотрудник движутся к одним и тем же целям. Performance Management — это набор инструментов, которые помогут поставить цели, обмениваться фидбеком и делать ретроспективу результатов регулярно. Все вместе приводит к прозрачной коммуникации в компании и повышению производительности.

Для каждого из этих запросов Performance Management предлагает инструменты, которые помогут их закрыть и наладить качественные профессиональные отношения и управление эффективностью бизнеса.

Понимание того, что необходимо сделать, чтобы продвинуться по профессиональной лестнице, помогает сотрудникам фокусироваться и заряжает мотивацией. Недавно мы рассказывали, как поставить цели для компании с помощью методологии OKR. Опираясь на эти цели, каждому сотруднику необходимо составить свой road-map или карьерную карту на квартал. Ключевым моментом здесь является общение между руководителем и специалистом. Вместе они оценивают цели компании и думают, как специалист может помочь их достичь.

Фиксируем OKR в общей системе компании, это могут быть Google-таблицы или специальный софт. Первый вариант подойдет небольшим компаниям до 50 человек. Больше — Google-папок и документов становится слишком много.

В системе мы разделили OKR на несколько уровней: компания, отделы, индивидуальные. Специалисты видят перед собой цели и не забывают на них фокусироваться, а также вносят прогресс.

Управление эффективностью труда персонала становится проще, поскольку руководители видят продвижение своей команды и каждого отдельного сотрудника благодаря разноцветным индикаторам. Если он замечает, что прогресса по одной из задач нет, это повод обсудить проблемы, которые возникают и предложить помощь.

А теперь расскажем про инструменты управления командой, которые помогут менеджерам выявлять проблемы и способствовать продвижению специалистов. Опыт показывает, что постановки целей недостаточно для достижения результатов.

Системные срезы — это встреча менеджера со всей командой, которая помогает реализовать управление по целям.

При этом важно показать, что встречи нужны не для формального сбора информации, а для реальных действий со стороны менеджеров. Ключевой момент — руководители реагируют на потребности сотрудников, прежде чем проблемы выйдут из-под контроля. Это управление эффективностью и результативностью персонала в действии.

Не обо всех проблемах можно рассказать на еженедельных митингах, иногда сотрудник может стесняться или предпочитать конфиденциальность. Формат 1-on-1s предназначен для таких случаев, а также для того, чтобы сформировать более доверительную модель отношений. Общение поможет вам лучше подготовиться к трудностям и вовремя принять меры. Кроме того, на таких встречах можно обсуждать не только проблемы, но и потенциальные идеи сотрудника.

Вам необходимо создать такие условия, где люди могут открыто делиться своими мыслями и трудностями без опасения за рабочее место. В течение 1-on-1s менеджеры получают более глубокое понимание работы членов команды и факторов, которые влияют на прогресс. OKR — это один из самых мощных инструментов, который влияет на управление эффективностью работника, но без регулярных встреч и общения, он вряд ли принесет результат.

Так как все люди разные (кто-то более открытый, кто-то более закрытый), менеджерам нужно постараться найти свой подход к каждому члену команды. Каждый сотрудник — это отдельная личность и, чтобы выстроить доверительные отношения, нужно приложить усилия. Задавайте уточняющие вопросы, показывайте свою лояльность и поддержку, и со временем специалисты будут чувствовать себя комфортно и будут все больше открываться.

Еженедельные митинги и встречи 1-on-1s не обходятся без фидбеков, как в сторону руководителя, так и в сторону сотрудника. Не всегда этот фидбек положительный, поэтому мы хотим дать несколько советов, чтобы обмен обратной связью оказал положительное влияние на управление производительностью труда на предприятии.

Построив доверительные отношения в команде, будьте готовы получать как положительный, так и негативный фидбек.

Если привязать OKR к бонусам, специалист не поделится своими наблюдениями из страха потерять деньги и будет дальше делать работу, которая не поможет компании. Такое управление продуктивностью не принесет пользы.

Выше мы упоминали о том, что OKR нужно фиксировать в документе или специальном софте. Изучая процесс Performance management, мы убедились, что фиксировать нужно и прогресс по целям, и фидбеки по сотрудникам. Первое позволяет в любой момент увидеть карту развития специалиста за длительный срок, а второй помогает перенести информацию из плоскости «поговорили и забыли» в реальный теншен. Когда у вас в компании 100+ сотрудников, фиксировать все эти процессы Google-документами становится сложно, хочется автоматизации и удобной единой базы.

Приглашаем вас опробовать возможности программы в трехмесячной триалке.

Если вы хотите иметь прозрачную коммуникацию в компании, а также наладить процессы роста сотрудников (как следствие, и бизнеса), вам нужно: