Как построить процесс Performance Management в компании
Представьте, что сотрудники вашей компании показывают высокую производительность, профессионально растут и имеют иммунитет к эмоциональному выгоранию. Идеальная картинка, не так ли?
Управление производительностью и качеством труда в организации — важная задача для любого бизнеса. Performance management нужен, чтобы приблизить нас к той идеальной картинке. В гайде Ahundred мы расскажем, как поэтапно построить процесс, какие инструменты внедрить и как избежать ошибок.
Что такое Performance Management?
На развитие бизнеса влияют десятки факторов, среди которых тенденции рынка, развитие технологий и предпочтения пользователей. Владельцы бизнеса могут корректировать стратегию и тактику каждый квартал, что, конечно же, сказывается на сотрудниках. Среди задач HR-менеджеров и руководителей ключевой является адаптация специалистов к быстро изменяющимся требованиям бизнес-среды.
В помощь приходит система Performance Management — управление эффективностью работы. Она включает в себя процесс регулярного общения между руководителем и сотрудником для того, чтобы убедиться, что и компания, и сотрудник движутся к одним и тем же целям. Performance Management — это набор инструментов, которые помогут поставить цели, обмениваться фидбеком и делать ретроспективу результатов регулярно. Все вместе приводит к прозрачной коммуникации в компании и повышению производительности.
Чего хотят сотрудники?
Для того, чтобы понять, как строится система Performance Management, нужно понимать, чего не хватает специалистам для продуктивной работы:
- Прозрачное понимание того, что нужно сделать, чтобы получить повышение или продвинуться по профессиональной лестнице;
- Регулярная актуализация целей, их изменение при необходимости;
- Регулярный фидбек от руководителя и команды;
- Возможность сделать свои предложения, показать видение и получить по ним адекватный фидбек;
- Возможность поделиться с руководителем проблемами (как профессиональными, так и личными) и получить от него понимание;
- Прозрачная оценка эффективности персонала;
- Регулярная ретроспектива успехов и обсуждение планов.
Для каждого из этих запросов Performance Management предлагает инструменты, которые помогут их закрыть и наладить качественные профессиональные отношения и управление эффективностью бизнеса.
Как построить процесс Performance Management?
В процессе Performance management главная роль отведена руководителям. Именно они проводят такие активности, как еженедельный check-in и встречи 1-on-1s, дают фидбек специалистам и получают его непосредственно от них. Эйчары работают больше как посредники, они помогают внедрить процесс, дают необходимые инструменты и обучают. Ahundred объединяет в одной системе и руководителей, и сотрудников — у каждого есть свой профиль, где он/она могут отслеживать личный прогресс и прогресс команды. Ниже мы покажем, как реализовать управление эффективностью деятельности персонала вместе с Ahundred.
1. Поставить цели
Понимание того, что необходимо сделать, чтобы продвинуться по профессиональной лестнице, помогает сотрудникам фокусироваться и заряжает мотивацией. Недавно мы рассказывали, как поставить цели для компании с помощью методологии OKR. Опираясь на эти цели, каждому сотруднику необходимо составить свой road-map или карьерную карту на квартал. Ключевым моментом здесь является общение между руководителем и специалистом. Вместе они оценивают цели компании и думают, как специалист может помочь их достичь.
Для того, чтобы сохранять фокус, составляем на квартал 5 OKR. Каждый состоит из 3 частей:
- ObjectiveАмбициозная и немного завышенная цель. Исключаем рутинные задачи и прописываем цели, которые обеспечат сотруднику выход на новый уровень.Пример: Повысить конверсию email-рассылки к концу квартала
- Key Results3-5 ключевых результатов, с помощью которых вы сможете измерить прогресс по цели.Пример:Увеличить количество подписчиков рассылки на 30%Увеличить количество открытий рассылки на 50%Получить 100 откликов на рассылку с вопросами о продуктеПолучить 50 предзаказов на продукт
- InitiativeДействия, которые сотрудник будет выполнять для достижения результата.Пример: Запустить рекламу рассылки в медиаЗапустить баннер на сайте с лид-магнитом за подписку на рассылкуНачать новую полезную для клиентов рубрику в рассылке
Фиксируем OKR в общей системе компании, это могут быть Google-таблицы или специальный софт. Первый вариант подойдет небольшим компаниям до 50 человек. Больше — Google-папок и документов становится слишком много.
Рекомендуем вам Ahundred — программа для контроля работы сотрудников, где можно фиксировать цели сотрудников в удобном формате и получить к ним быстрый доступ.
В системе мы разделили OKR на несколько уровней: компания, отделы, индивидуальные. Специалисты видят перед собой цели и не забывают на них фокусироваться, а также вносят прогресс.
Управление эффективностью труда персонала становится проще, поскольку руководители видят продвижение своей команды и каждого отдельного сотрудника благодаря разноцветным индикаторам. Если он замечает, что прогресса по одной из задач нет, это повод обсудить проблемы, которые возникают и предложить помощь.
А теперь расскажем про инструменты управления командой, которые помогут менеджерам выявлять проблемы и способствовать продвижению специалистов. Опыт показывает, что постановки целей недостаточно для достижения результатов.
Чтобы управление эффективностью сотрудников в системе менеджмента работало, OKR должны быть частью системы, которая включает в себя еженедельные Check-in и встречи 1-on-1.
2. Проводить системные срезы
Системные срезы — это встреча менеджера со всей командой, которая помогает реализовать управление по целям.
Каждый специалист делится своим прогрессом, отвечая на вопросы:
- Что сделано за этот период?
- Что запланировано на следующий период?
- С какими проблемами столкнулись?
Благодаря срезам, менеджеры:
- понимают, какими задачами действительно занимаются сотрудники;
- могут корректировать приоритеты специалистов и вовремя вносить изменения в OKR;
- узнают о трудных моментах в задачах и поддерживают сотрудников;
- в круге всей команды поощряют специалистов за достижения и победы.
При этом важно показать, что встречи нужны не для формального сбора информации, а для реальных действий со стороны менеджеров. Ключевой момент — руководители реагируют на потребности сотрудников, прежде чем проблемы выйдут из-под контроля. Это управление эффективностью и результативностью персонала в действии.
Программа управления продуктивностью труда Ahundred напоминает и руководителям, и сотрудникам о необходимости провести срез, благодаря чему вы не забудете о встрече.
3. Проводить встречи 1-on-1s
Не обо всех проблемах можно рассказать на еженедельных митингах, иногда сотрудник может стесняться или предпочитать конфиденциальность. Формат 1-on-1s предназначен для таких случаев, а также для того, чтобы сформировать более доверительную модель отношений. Общение поможет вам лучше подготовиться к трудностям и вовремя принять меры. Кроме того, на таких встречах можно обсуждать не только проблемы, но и потенциальные идеи сотрудника.
Вам необходимо создать такие условия, где люди могут открыто делиться своими мыслями и трудностями без опасения за рабочее место. В течение 1-on-1s менеджеры получают более глубокое понимание работы членов команды и факторов, которые влияют на прогресс. OKR — это один из самых мощных инструментов, который влияет на управление эффективностью работника, но без регулярных встреч и общения, он вряд ли принесет результат.
Вы можете адаптировать формат встречи под свои потребности, но есть список вопросов, которые вам пригодятся:
- Как продвигается работа над OKR?
- Какие факторы могут повлиять на результат и что можно с ними сделать?
- Как продвигается работа над рутинными задачами и как она влияет на цели OKR?
- Что является главным в достижении ваших ключевых целей в этом квартале?
- Как я могу помочь с одной из ваших задач, чтобы достичь результата к концу квартала/года?
Так как все люди разные (кто-то более открытый, кто-то более закрытый), менеджерам нужно постараться найти свой подход к каждому члену команды. Каждый сотрудник — это отдельная личность и, чтобы выстроить доверительные отношения, нужно приложить усилия. Задавайте уточняющие вопросы, показывайте свою лояльность и поддержку, и со временем специалисты будут чувствовать себя комфортно и будут все больше открываться.
Программа управления производительностью труда Ahundred имеет удобную форму для хранения фидбеков, чтобы вы могли к ним вернуться и провести работу над ошибками.
Как давать фидбек?
Еженедельные митинги и встречи 1-on-1s не обходятся без фидбеков, как в сторону руководителя, так и в сторону сотрудника. Не всегда этот фидбек положительный, поэтому мы хотим дать несколько советов, чтобы обмен обратной связью оказал положительное влияние на управление производительностью труда на предприятии.
- Системность — чем чаще мы говорим о важных темах и предлагаем пути улучшения, тем больше мы доверяем друг другу.
- Позитивное отношение — важно проговорить с командой, что обратная связь идет от желания помочь. Фидбек способен ускорить профессиональный рост и своевременно прорабатывать нужные скилы.
- Конкретика — всегда указывайте на конкретные вещи, которые хотелось бы улучшить.
Как принимать фидбек?
Построив доверительные отношения в команде, будьте готовы получать как положительный, так и негативный фидбек.
Несколько советов, о том, как эффективно работать с обратной связью:
- Относитесь к фидбеку, как к возможности узнать больше о своей работе и улучшить навыки.
- Не перебивайте и не пытайтесь доказать свою правоту, просто собирайте информацию.
- Отбросьте эмоции и выделите из фидбека моменты, которые будут вам полезны, чтобы проработать их.
- Поблагодарите человека, который дал вам фидбек за честность и откровенность.
Кратко. Как построить Performance management в компании?
Если вы хотите иметь прозрачную коммуникацию в компании, а также наладить процессы роста сотрудников (как следствие, и бизнеса), вам нужно:
1. Сформировать цели компании и отделов по методологии OKR;
2. Вместе с сотрудниками поставить индивидуальные OKR;
3. Проводить еженедельный мониторинг целей, выявлять проблемные зоны;
4. На встречах 1-on-1s обсуждать вызовы и трудности специалистов;
5. Работать над культурой фидбеков;
6. Проводить ежеквартальные ретроспективы OKR.
Ошибки в построении процесса Performance management
Если привязать OKR к бонусам, специалист не поделится своими наблюдениями из страха потерять деньги и будет дальше делать работу, которая не поможет компании. Такое управление продуктивностью не принесет пользы.
Не стоит:
- Ожидать, что OKR принесет результаты, но игнорировать анализ и бояться менять цели.
- Ожидать от Performance management быстрых результатов, не закладывая времени на обучение и переходный период.
- Не работать над вовлеченностью сотрудников в достижении результатов.
- Создавать слишком много индивидуальных OKR (5 OKR на квартал сохранят фокус сотрудников).
- Привязывать бонусы к достижению OKR
Где хранить данные?
Выше мы упоминали о том, что OKR нужно фиксировать в документе или специальном софте. Изучая процесс Performance management, мы убедились, что фиксировать нужно и прогресс по целям, и фидбеки по сотрудникам. Первое позволяет в любой момент увидеть карту развития специалиста за длительный срок, а второй помогает перенести информацию из плоскости «поговорили и забыли» в реальный теншен. Когда у вас в компании 100+ сотрудников, фиксировать все эти процессы Google-документами становится сложно, хочется автоматизации и удобной единой базы.
Ahundred — продукт, который закрывает весь цикл Performance management:
- планировщик целей;
- фиксация целей компании и каждого сотрудника;
- карта прогресса и успеха специалиста с визуальным дэшбордом;
- запрос и отправка фидбеков;
- напоминание о необходимости внести прогресс (как руководителю, так и сотруднику);
- хранение фидбеков;
- назначение 1-on1s и хранение итогов встречи.
Приглашаем вас опробовать возможности программы в трехмесячной триалке.
Кратко. Как построить Performance management в компании?
Если вы хотите иметь прозрачную коммуникацию в компании, а также наладить процессы роста сотрудников (как следствие, и бизнеса), вам нужно:
- Сформировать цели компании и отделов по методологии OKR;
- Вместе с сотрудниками поставить индивидуальные OKR;
- Проводить еженедельный мониторинг целей, выявлять проблемные зоны;
- На встречах 1-on-1s обсуждать вызовы и трудности специалистов;
- Работать над культурой фидбеков;
- Проводить ежеквартальные ретроспективы OKR.
Отправьте заявку, и мы свяжемся с вами, чтобы показать возможности Ahundred.
Начните с бесплатной 30-дневной пробной версии • Кредитная карта не требуется