Как построить процесс Performance Management в компании

Представьте, что сотрудники вашей компании показывают высокую производительность, профессионально растут и имеют иммунитет к эмоциональному выгоранию. Идеальная картинка, не так ли?

Управление производительностью и качеством труда в организации — важная задача для любого бизнеса. Performance management нужен, чтобы приблизить нас к той идеальной картинке. В гайде Ahundred мы расскажем, как поэтапно построить процесс, какие инструменты внедрить и как избежать ошибок.

Что такое Performance Management?

На развитие бизнеса влияют десятки факторов, среди которых тенденции рынка, развитие технологий и предпочтения пользователей. Владельцы бизнеса могут корректировать стратегию и тактику каждый квартал, что, конечно же, сказывается на сотрудниках. Среди задач HR-менеджеров и руководителей ключевой является адаптация специалистов к быстро изменяющимся требованиям бизнес-среды.

В помощь приходит система Performance Management — управление эффективностью работы. Она включает в себя процесс регулярного общения между руководителем и сотрудником для того, чтобы убедиться, что и компания, и сотрудник движутся к одним и тем же целям. Performance Management — это набор инструментов, которые помогут поставить цели, обмениваться фидбеком и делать ретроспективу результатов регулярно. Все вместе приводит к прозрачной коммуникации в компании и повышению производительности.

Чего хотят сотрудники?

Для того, чтобы понять, как строится система Performance Management, нужно понимать, чего не хватает специалистам для продуктивной работы:

  • Прозрачное понимание того, что нужно сделать, чтобы получить повышение или продвинуться по профессиональной лестнице;
  • Регулярная актуализация целей, их изменение при необходимости;
  • Регулярный фидбек от руководителя и команды;
  • Возможность сделать свои предложения, показать видение и получить по ним адекватный фидбек;
  • Возможность поделиться с руководителем проблемами (как профессиональными, так и личными) и получить от него понимание;
  • Прозрачная оценка эффективности персонала;
  • Регулярная ретроспектива успехов и обсуждение планов.

Для каждого из этих запросов Performance Management предлагает инструменты, которые помогут их закрыть и наладить качественные профессиональные отношения и управление эффективностью бизнеса.

Как построить процесс Performance Management?

В процессе Performance management главная роль отведена руководителям. Именно они проводят такие активности, как еженедельный check-in и встречи 1-on-1s, дают фидбек специалистам и получают его непосредственно от них. Эйчары работают больше как посредники, они помогают внедрить процесс, дают необходимые инструменты и обучают. Ahundred объединяет в одной системе и руководителей, и сотрудников — у каждого есть свой профиль, где он/она могут отслеживать личный прогресс и прогресс команды. Ниже мы покажем, как реализовать управление эффективностью деятельности персонала вместе с Ahundred.

1. Поставить цели

Понимание того, что необходимо сделать, чтобы продвинуться по профессиональной лестнице, помогает сотрудникам фокусироваться и заряжает мотивацией. Недавно мы рассказывали, как поставить цели для компании с помощью методологии OKR. Опираясь на эти цели, каждому сотруднику необходимо составить свой road-map или карьерную карту на квартал. Ключевым моментом здесь является общение между руководителем и специалистом. Вместе они оценивают цели компании и думают, как специалист может помочь их достичь.

Для того, чтобы сохранять фокус, составляем на квартал 5 OKR. Каждый состоит из 3 частей:

  • Objective
    Амбициозная и немного завышенная цель. Исключаем рутинные задачи и прописываем цели, которые обеспечат сотруднику выход на новый уровень.
    Пример:
    Повысить конверсию email-рассылки к концу квартала
  • Key Results
    3-5 ключевых результатов, с помощью которых вы сможете измерить прогресс по цели.
    Пример:
    Увеличить количество подписчиков рассылки на 30%
    Увеличить количество открытий рассылки на 50%
    Получить 100 откликов на рассылку с вопросами о продукте
    Получить 50 предзаказов на продукт
  • Initiative
    Действия, которые сотрудник будет выполнять для достижения результата.
    Пример:
    Запустить рекламу рассылки в медиа
    Запустить баннер на сайте с лид-магнитом за подписку на рассылку
    Начать новую полезную для клиентов рубрику в рассылке

Фиксируем OKR в общей системе компании, это могут быть Google-таблицы или специальный софт. Первый вариант подойдет небольшим компаниям до 50 человек. Больше — Google-папок и документов становится слишком много.

Рекомендуем вам Ahundred — программа для контроля работы сотрудников, где можно фиксировать цели сотрудников в удобном формате и получить к ним быстрый доступ.

В системе мы разделили OKR на несколько уровней: компания, отделы, индивидуальные. Специалисты видят перед собой цели и не забывают на них фокусироваться, а также вносят прогресс.

Управление эффективностью труда персонала становится проще, поскольку руководители видят продвижение своей команды и каждого отдельного сотрудника благодаря разноцветным индикаторам. Если он замечает, что прогресса по одной из задач нет, это повод обсудить проблемы, которые возникают и предложить помощь.

А теперь расскажем про инструменты управления командой, которые помогут менеджерам выявлять проблемы и способствовать продвижению специалистов. Опыт показывает, что постановки целей недостаточно для достижения результатов.

Чтобы управление эффективностью сотрудников в системе менеджмента работало, OKR должны быть частью системы, которая включает в себя еженедельные Check-in и встречи 1-on-1.

2. Проводить системные срезы

Системные срезы — это встреча менеджера со всей командой, которая помогает реализовать управление по целям.

Каждый специалист делится своим прогрессом, отвечая на вопросы:

  • Что сделано за этот период?
  • Что запланировано на следующий период?
  • С какими проблемами столкнулись?

Благодаря срезам, менеджеры:

  • понимают, какими задачами действительно занимаются сотрудники;
  • могут корректировать приоритеты специалистов и вовремя вносить изменения в OKR;
  • узнают о трудных моментах в задачах и поддерживают сотрудников;
  • в круге всей команды поощряют специалистов за достижения и победы.

При этом важно показать, что встречи нужны не для формального сбора информации, а для реальных действий со стороны менеджеров. Ключевой момент — руководители реагируют на потребности сотрудников, прежде чем проблемы выйдут из-под контроля. Это управление эффективностью и результативностью персонала в действии.

Программа управления продуктивностью труда Ahundred напоминает и руководителям, и сотрудникам о необходимости провести срез, благодаря чему вы не забудете о встрече.

3. Проводить встречи 1-on-1s

Не обо всех проблемах можно рассказать на еженедельных митингах, иногда сотрудник может стесняться или предпочитать конфиденциальность. Формат 1-on-1s предназначен для таких случаев, а также для того, чтобы сформировать более доверительную модель отношений. Общение поможет вам лучше подготовиться к трудностям и вовремя принять меры. Кроме того, на таких встречах можно обсуждать не только проблемы, но и потенциальные идеи сотрудника.

Вам необходимо создать такие условия, где люди могут открыто делиться своими мыслями и трудностями без опасения за рабочее место. В течение 1-on-1s менеджеры получают более глубокое понимание работы членов команды и факторов, которые влияют на прогресс. OKR — это один из самых мощных инструментов, который влияет на управление эффективностью работника, но без регулярных встреч и общения, он вряд ли принесет результат.

Вы можете адаптировать формат встречи под свои потребности, но есть список вопросов, которые вам пригодятся:

  1. Как продвигается работа над OKR?
  2. Какие факторы могут повлиять на результат и что можно с ними сделать?
  3. Как продвигается работа над рутинными задачами и как она влияет на цели OKR?
  4. Что является главным в достижении ваших ключевых целей в этом квартале?
  5. Как я могу помочь с одной из ваших задач, чтобы достичь результата к концу квартала/года?

Так как все люди разные (кто-то более открытый, кто-то более закрытый), менеджерам нужно постараться найти свой подход к каждому члену команды. Каждый сотрудник — это отдельная личность и, чтобы выстроить доверительные отношения, нужно приложить усилия. Задавайте уточняющие вопросы, показывайте свою лояльность и поддержку, и со временем специалисты будут чувствовать себя комфортно и будут все больше открываться.

Программа управления производительностью труда Ahundred имеет удобную форму для хранения фидбеков, чтобы вы могли к ним вернуться и провести работу над ошибками.

Как давать фидбек?

Еженедельные митинги и встречи 1-on-1s не обходятся без фидбеков, как в сторону руководителя, так и в сторону сотрудника. Не всегда этот фидбек положительный, поэтому мы хотим дать несколько советов, чтобы обмен обратной связью оказал положительное влияние на управление производительностью труда на предприятии.

  1. Системность — чем чаще мы говорим о важных темах и предлагаем пути улучшения, тем больше мы доверяем друг другу.
  2. Позитивное отношение — важно проговорить с командой, что обратная связь идет от желания помочь. Фидбек способен ускорить профессиональный рост и своевременно прорабатывать нужные скилы.
  3. Конкретика — всегда указывайте на конкретные вещи, которые хотелось бы улучшить.

Как принимать фидбек?

Построив доверительные отношения в команде, будьте готовы получать как положительный, так и негативный фидбек.

Несколько советов, о том, как эффективно работать с обратной связью:

  1. Относитесь к фидбеку, как к возможности узнать больше о своей работе и улучшить навыки.
  2. Не перебивайте и не пытайтесь доказать свою правоту, просто собирайте информацию.
  3. Отбросьте эмоции и выделите из фидбека моменты, которые будут вам полезны, чтобы проработать их.
  4. Поблагодарите человека, который дал вам фидбек за честность и откровенность.

Кратко. Как построить Performance management в компании?

Если вы хотите иметь прозрачную коммуникацию в компании, а также наладить процессы роста сотрудников (как следствие, и бизнеса), вам нужно:

1. Сформировать цели компании и отделов по методологии OKR;

2. Вместе с сотрудниками поставить индивидуальные OKR;

3. Проводить еженедельный мониторинг целей, выявлять проблемные зоны;

4. На встречах 1-on-1s обсуждать вызовы и трудности специалистов;

5. Работать над культурой фидбеков;

6. Проводить ежеквартальные ретроспективы OKR.

Ошибки в построении процесса Performance management

Если привязать OKR к бонусам, специалист не поделится своими наблюдениями из страха потерять деньги и будет дальше делать работу, которая не поможет компании. Такое управление продуктивностью не принесет пользы.

Не стоит:

  1. Ожидать, что OKR принесет результаты, но игнорировать анализ и бояться менять цели.
  2. Ожидать от Performance management быстрых результатов, не закладывая времени на обучение и переходный период.
  3. Не работать над вовлеченностью сотрудников в достижении результатов.
  4. Создавать слишком много индивидуальных OKR (5 OKR на квартал сохранят фокус сотрудников).
  5. Привязывать бонусы к достижению OKR

Где хранить данные?

Выше мы упоминали о том, что OKR нужно фиксировать в документе или специальном софте. Изучая процесс Performance management, мы убедились, что фиксировать нужно и прогресс по целям, и фидбеки по сотрудникам. Первое позволяет в любой момент увидеть карту развития специалиста за длительный срок, а второй помогает перенести информацию из плоскости «поговорили и забыли» в реальный теншен. Когда у вас в компании 100+ сотрудников, фиксировать все эти процессы Google-документами становится сложно, хочется автоматизации и удобной единой базы.

Ahundred — продукт, который закрывает весь цикл Performance management:

  • планировщик целей;
  • фиксация целей компании и каждого сотрудника;
  • карта прогресса и успеха специалиста с визуальным дэшбордом;
  • запрос и отправка фидбеков;
  • напоминание о необходимости внести прогресс (как руководителю, так и сотруднику);
  • хранение фидбеков;
  • назначение 1-on1s и хранение итогов встречи.

Приглашаем вас опробовать возможности программы в трехмесячной триалке.

Кратко. Как построить Performance management в компании?

Если вы хотите иметь прозрачную коммуникацию в компании, а также наладить процессы роста сотрудников (как следствие, и бизнеса), вам нужно:

  1. Сформировать цели компании и отделов по методологии OKR;
  2. Вместе с сотрудниками поставить индивидуальные OKR;
  3. Проводить еженедельный мониторинг целей, выявлять проблемные зоны;
  4. На встречах 1-on-1s обсуждать вызовы и трудности специалистов;
  5. Работать над культурой фидбеков;
  6. Проводить ежеквартальные ретроспективы OKR.
Хотите попробовать?

Отправьте заявку, и мы свяжемся с вами, чтобы показать возможности Ahundred.

обязательное поле
обязательное поле
обязательное поле

Начните с бесплатной 30-дневной пробной версии • Кредитная карта не требуется